RODO poszerza katalog przywilejów osób fizycznych. Udoskonalone prawo ma na uwadze ochronę obywateli UE w świetle postępującej digitalizacji życia. W preambule stoi[1], że przetwarzanie danych należy zorganizować w sposób służący społeczeństwu oraz zapewniający bezpieczeństwo ludziom. Sprawa dotyczy także biznesu, a szczególnym przypadkiem jest dział personalny, mający dostęp do danych osobowych wszystkich pracowników.
Chcemy pomóc. „Pilnie potrzebna krew grupy BRh- dla Jana Kowalskiego!” Tylko czy Jan Kowalski wyraził zgodę na to, aby wszystkich kolegów w pracy poinformować o jego grupie krwi? Jeśli po 25 maja br. podobne ogłoszenie miałby wypuścić pracodawca, musiałby mieć na to zgodę pana Janka i to udokumentowaną. A podobne zgody muszą dotyczyć wszystkich danych i ich przetwarzania – nie tylko szczególnych kategorii danych.
Dobre praktyki w dziale personalnym po 25 maja br.
Obejmują sferę formalną, technologiczną (IT) i praktyczną. Te odnoszące się do przestrzeni dotyczą fizycznych dokumentów i informacji: od odpowiednich zamków w drzwiach do archiwum papierowego czy biura aż do haseł, którymi zabezpieczamy komputery i porządnej niszczarki dokumentów przy biurku (kosz na śmieci nie zniszczy danych na umowie). A ponieważ działy personalne, w tym kadrowo-płacowe są zawsze miejscem, gdzie przetwarzane są najważniejsze dane pracowników, warto już dziś zacząć zmieniać zwyczaje lub udoskonalić je pod kątem RODO. Skupieni na informatyzacji i dostosowaniu systemów IT wspierających biznes do RODO pamiętajmy o przestrzeni, w której pracujemy.
Najprościej: „czyste” biurko
Czy blokujecie komputer wychodząc z pokoju? Czy zostawiacie dokumenty na biurku kończąc pracę? Czy ktoś, prócz Was, zna hasło do Waszego komputera? Czy pracownicy widzą ekrany wchodząc do Waszych pokoi? A może monitory są widoczne zza okna?
Więcej informacji znajdziecie Państwo w webinarze, w którym omawiam najważniejsze zalecenia dla specjalistów ds. HR, dotyczące lepszej ochrony danych pracowników zgodnie z wytycznymi RODO.
Cezary Karolczyk
Sage Business Expert HR & Payroll
[1] Motyw 4 preambuły